Drift og Support
Mødeplanlægning og kantinebestillinger involverer mange parter og derfor er det en administrativ tung og omkostningsfuld proces at drive. Ofte involverer en mødebestilling mellem 5-9 parter, som er:
Bestiller
Reserverer lokale, indkalder til møde og bestiller mødeforplejning
Gæster
Ankommer til mødet og skal tjekke sig ind, modtage gæstekort, p-billet og wifi-kode og finde vej til mødelokalet
Receptionen
Modtager og ind-tjekker gæster, uddeleler gæstekort og informerer værten om gæstens ankomst
Servicecenter
Sørger for bordopstilling, leverer og administrerer av-udstyr
Kantinepersonalet
Planlægger madproduktion, leverer mødeforplejning og laver regnskab
Kantineforpagters bogholderi
Fakturerer kunderne for mødeforplejning
Kundens bogholderi
Betaler regninger for mødeforplejning. Ønsker fakturaer opdelt efter kontonumre
Vagtselskaber / rengøring
Administrerer alarmer og adgang til bygning samt rengøring efter arrangementer
IT-afdeling
Supporter brugere og vedligeholder software og hardware
Hvad inkluderes i serviceaftalen?
Serviceaftalen er inkluderet i service-abonnementet som er obligatorisk når man anvender FacilityNet. Serviceaftalen inkluderer drift, service og support af vores platform.
Hvad dækker aftalen?
Aftalen dækker drift, service og support.
- Drift inkluderer drift, vedligeholdelse og udgifter til web-hosting og backup.
- Service inkluderer hjælp til implementering, herunder vedligeholdelse af data, tilpasse opsætning samt levere kvikmanualer.
- Support inkluderer telefonsupport til alle administratorer og e-mail-support til rekvirenter.
- Vi har et hjælpecenter, hvor brugerne kan søge information i hjælpeartikler og -film.
Hvad dækker aftalen ikke?
- Fysisk opsætning af hardware (vi borer ikke i vægge, trækker ikke ledninger m.m.)
- Opsætning af internet og routers.
- Undervisning (kan tilkøbes).
- Opfølgningsmøder efter systemet er sat i drift (kan tilkøbes).
- At vi vedligeholder kundens data, f.eks. løbende oprettelse af brugere, betalingskort m.m.
Ekstra tilvalg
- Live support-chat
- Telefonsupport til andre brugere ud over administratorer
- En dedikeret servicemedarbejder
- Undervisning
- Specielt-tilpasset rapporter
- Vedligeholdelse af større mængder data
PRO Enterprise support
Med PRO Enterprise support får jeres virksomhed en dedikeret medarbejder hos Cateringportal. Jeres dedikeret medarbejder vil håndtere service, support og administration i forbindelse med arbejdsprocesserne i kantine- og mødeservicen. Medarbejderen vil være fysisk placeret hos Cateringportal, men stå til rådighed for jeres medarbejdere.
Fordele
I vil få tilknyttet en dedikeret medarbejder som er ekspert i:
- at rådgive i at optimere driften af kantine- og mødebooking samt anbefale nye værktøjer / moduler,
- brugen af FacilityNet-løsningerne og som let kan supportere alle jeres brugere,
- it-værktøjer og let kan foretage specielle dataudtræk (statistikker og konteringsfiler).
- at kunne vedligeholde jeres data, herunder konteringsnumre, brugere, debitorer, varesortiment, medarbejdekort m.m.,
- at bidrage med viden til bedre service og arbejdsgange.
Hvornår er det en fordel med en dedikeret medarbejder?
Vi anbefaler en dedikeret medarbejder, hvis en af følgende punkter er opfyldt i virksomheden:
- Mange afdelinger fordelt på flere lokationer.
- I har kantine-terminal og skal administrere medarbejderkort for mange lejere / medarbejdere.
- I har kontonumre der løbende skal vedligeholdes manuelt.
- Specielle ønsker til dataudtræk (statistik).
- Specielle ønsker til konteringsfiler.
Hvilke arbejdsområder får I hjælp til?
Besøg hos virksomheden hvert kvartal
Hvert kvartal aflægger jeres medarbejder virksomheden et besøg, hvor alle interessentgrupper kommer med input til forbedringer.
Telefonsupport til alle brugere
Alle medarbejdere i organisationen kan ringe til vores support i forbindelse med tekniske spørgsmål til FacilityNet.
Live chat-support til alle brugere
Vores support vil sidde klar ved tasterne og tilbyde jeres medarbejdere live chat-support.
Tilpasset rapporter
I vil modtage en specielt tilpasset statistik rapport hvert halve år. Rapporten kan f.eks. vise salg opdelt på varer, antal reservationer i hvert mødelokale m.m.
Tilpasset posteringsfil
Vi vil tilpasse posteringsfilen i det format I ønsker og sende filen til jeres bogholderi, f.eks. hver måned.
Datavedligeholdelse
I vil modtage en specielt tilpasset statistik rapport hvert halve år. Rapporten kan f.eks. vise antallet af salg opdelt på varer, antal reservationer i hvert mødelokale m.m.
Vedligeholdelse af kantinekort
Jeres medarbejder vil hjælpe med at oprette og vedligeholde kantinekort til FacilityNet-brugere.
Undervisning og introduktion for nye medarbejdere
Én gang om året kommer jeres dedikeret medarbejder og underviser / introducerer nye ansatte i FacilityNet.
Design af vejviser / plantegning og 360º billeder af lokaler
Vi vil designe jeres vejviser og tage 360 graders billeder af mødelokaler.
Løbende info om nye features og moduler i FacilityNet
Jeres medarbejder vil løbende informere jer om nye features og moduler i FacilityNet, så I får det optimale ud af systemet.
Analyse af virksomhedens arbejdsprocesser
Inden opstart aflægger jeres nye “servicemedarbejder” virksomheden et besøg. Her foretages en analyse af arbejdsprocesser. Analysen vil bl.a. omhandle gæstemodtagelsen, receptionen, servicecenter, kantinen, fakturering og de administrative opgaver forbundet med kantinen og ressource-booking. Resultatet af analysen bliver et konkret forslag til, hvordan FacilityNet kan optimere drift og service.