Let bestilling af mødeforplejning

FacilityNet mødeforplejning er en brugervenlig løsning, der minimerer administration for kantine og bogholder

Let bestilling af mødeforplejning

FacilityNet mødeforplejning er en brugervenlig løsning, der minimerer administration for kantine og bogholder

Simpelt workflow ved bestilling af mødeforplejning

Bestiller, kantine, servicecenter og bogholder får en meget lettere hverdag. Bestiller kan let bestille og opdatere mødeforplejning med det brugervenlige interface. Kantinen og servicecenter modtager straks bestillingen og fakturaen sendes automatisk, så snart kantinen har leveret ordren.

Bestiller opretter ordren
Kantinen leverer og bogfører ordren
Faktura sendes automatisk

BESTILLER

Bestil mødeforplejning og lokale i én arbejdsgang – både via Outlook og web.

Let at bestille mødeforplejning med alle detaljer

Med det brugervenlige interface, bliver bestiller guidet til at udfylde alle nødvendige informationer, f.eks. leveringssted, kontonumre og mødedeltagere.

Bestil mødeforplejning
Bestiller kan hurtigt tilføje

Leveringstid og -sted

b

Kontonumre

Gentage ordre ved kurser / morgenmøder

Book lokale og mødeforplejning i én arbejdsgang via Outlook

Fra Outlook kan der reserveres lokale og bestilles forplejning. Bestiller opretter en mødeindkaldelse, vælger lokale, varer og konteringsnumre. Opdateres mødet, så opdateres både ressourcer og mødeforplejningsordren automatisk. Læs mere

Ændres aftale i Outlook → opdateres mødeforplejning automatisk

b

Se alle dine bestillinger i Outlook

Features for bestiller

!
Gentag bestilling

Gentag en bestilling til et kursus, morgenmøde eller frugtordning, hvor der skal levers til flere dage. Angiv f.eks. levering “hver mandag kl. 9.00” i en periode.

Tilføj kontonumre

Angiv kontonumre, så bestillingen konteres automatisk og korrekt – f.eks. mødeformål og stednummer. Korrekt kontering giver en stor administrativ besparelse for økonomiafdelingen.

Z
Vælg leveringssted

Vælg leveringssted (f.eks. lokale eller eget kontor) fra en valgboks. Leveringssted udfyldes automatisk, hvis I anvender FacilityNet lokalebooking. Læs mere.

Tilføj mødedeltagere

Tilføj mødedeltagere til eksterne møder, så I har den nødvendige fradragsdokumentation. Deltagere fremgår i ordrebilag og faktura. Anvendes Facilitynet Outlook add-in, påføres deltagere automatisk.

Hurtigt at opdatere og kopiere

Bestillere har en oversigt over alle bestillinger og kan på få sekunder finde en ordre, som skal opdateres, annulleres eller kopieres. Det sparer tid for både bestiller og kantinepersonalet.

Mødepåmindelse og notifikationer

Bestiller modtager automatisk notifikationer via e-mail, SMS eller RSS-feed, hvis en ordre godkendes eller opdateres af kantinepersonalet – Bestiller kender altid ordrens status.

KANTINEPERSONALE

Nu får kantinen mere tid til at lave god mad og levere god service

Kantinepersonalet sparer oceaner af tid. FacilityNet klarer det administrative

Mødeforplejningsmodulet har specielle funktioner til at effektivisere kantinens dagligdag. Der er f.eks. indbygget smart deadlinestyring, det er let at printe leveringslister og systemet sender automatisk fakturaer.

Vigtige værktøjer så kantinen sparer tid

Print produktions- og leveringsliste

Opret varesortiment og tilføj billeder

b

Se salgsoversigt og statistik

Bogfør og krediter med ét klik – faktura sendes automatisk

Automatisk fakturering

Kantine og bogholder sparer tid og undgår fejl. Kantinekunderne modtager automatisk én-til-én faktura eller samlefaktura med alle ordredetaljer. Læs mere

N

Kantinen sender faktura med ét klik

i

FacilityNet sender automatisk én-til-én eller samlefaktura

Integration til kantineforpagters økonomistyringssystem

Image is not available
Image is not available
Image is not available
Image is not available
Image is not available
Slider

Features for kantine

Print produktions- og leveringsliste

Kantinepersonalet kan med ét klik printe produktions- og leveringsliste. Leveres til flere lokationer, opdeles leveringslisten, planlægning er let.

Administrer varesortiment

Køkkenpersonalet kan let oprette og opdatere varer. Det er f.eks. muligt at oprette mødepakker, uploade billede og lave en beskrivelse af varen.

Z
Leveringsgebyr

Opret leveringsgebyrer, f.eks. levering, opdækning og afrydning. Leveringsgebyrer kan automatisk påføres, hvis kunden ønsker levering.

Smart deadlinestyring

Deadlinestyring sikrer, at forplejning altid leveres til tiden. Angiv at bestillinger skal foretages dagen før kl. 12.00. Bliver deadline ikke overholdt skal kantinen bekræfte leveringen.

Automatisk fakturering og kreditnota

FacilityNet sender automatisk fakturaer og kreditnotaer – enten en én-til-én eller samlefaktura. Alle mødedetaljer vil fremgå på fakturaen.

Flere prislister

Opret flere prislister, f.eks. en prisliste til interne medarbejdere og én til eksterne. Det er let at angive, hvem der skal have adgang til bestemte prislister.

Servicecenter

Servicecenter har overblik over alle møder og leveringer

Print leveringslister ud med ét klik

Servicecenteret kan printe en leveringsliste, så planlægning af leveringer og afrydning er let.

BOGHOLDER

Bogholder kan se salgsrapporter og statistik over varekøb – faktura modtages i det format virksomheden ønsker.

FacilityNet håndterer alt det administrative

Bestillere påfører selv alle de nødvendige informationer (regningsmodtager, formål og kontonumre), så faktura kan konteres automatisk.

Stort
besparelsespotentiale

Flere manuelle arbejdsgange fjernes og herved opnås der et stort besparelsespotentiale for kantineforpagter og for virksomheden.

Kilde: Analyse af KPMG

Bestillinger pr. dag

DKK i besparelse pr. måned

Fakturaer sendes automatisk til kunden

FacilityNet sender automatisk fakturaer til både offentlige og private virksomheder. Fakturaerne sendes i det rigtige format og med alle mødedetaljer. Læs mere

Nemt overblik med købsrapporter

Købsrapporterne er opdelt på kontonumre

Rapporter over køb opdelt i kontonumre

Administrer brugere og kontonumre

h

Administrer regningsmodtagere

Tildel rettigheder til kantiner og kontonumre

Features for bogholder

Rapporter over køb

Vis rapporter over køb, f.eks. opdelt på kontonumre, afdeling eller regningsmodtager. Tildel medarbejdere adgang til at se køb på bestemte kontonumre / regningsmodtager.

Konteringsnumre

Opret kontonumre (f.eks. formål, stednumre, projektnumre), som bestillere skal udfylde ved bestilling. De valgte kontonumre vil automatisk fremgå på fakturaen.

Z
Regningsmodtagere

Opret regningsmodtagere hvor til elektroniske fakturaer skal sendes. Bestillere eller eksterne firmaer kan selv oprette  regningsmodtagere, så bogholder og kantineforpagter undgår administration.

Rettighedsstyring

Tildel rettigheder til kantiner, prislister, regningsmodtagere og kontonumre som de forskellige bestillere må anvende.

Integration til alle kantineforpagtere

FacilityNet har integration til de fleste økonomistyringssystemer, så en ny kantineforpagter kan være kørende indenfor få minutter. Yderligere tilbydes CSV- eller XML-snitflade og API-adgang.

Modtag fakturaer med alle informationer

FacilityNet sender automatisk fakturaer med alle informationer. Fakturaer kan leveres som én-til-én eller samlefaktura.

De største fordele

  • Kan se oversigt over alle bestillinger.
  • Kan let gentage møder, f.eks. til kurser, morgenmøder.
  • Kan hurtigt opdatere bestillinger.
  • Kan udskrive produktions- og leveringslister med ét klik.
  • Kan administrere varer.
  • Kan bogføre ordrer med ét klik.
  • Kan kreditere ordrer.
  • Kan angive deadline for bestilling.
  • Kan se online salg på forplejning, kantine-terminal og take-away.
  • Kan administrere kontonumre, brugere, regningsmodtagere.
  • Kan hente rapporter over køb på bestemte kontonumre.
  • Kan se statistik på køb.
  • Kan se en oversigt over dagens bestillinger.

Kom hurtigt igang – Kontakt os