Let bestilling af mødeforplejning
FacilityNet mødeforplejning er en brugervenlig løsning, der minimerer administration for kantine og bogholder
Let bestilling af mødeforplejning
FacilityNet mødeforplejning er en brugervenlig løsning, der minimerer administration for kantine og bogholder
Vælg din indgang
Simpelt workflow ved bestilling af mødeforplejning
Bestiller, kantine, servicecenter og bogholder får en meget lettere hverdag. Bestiller kan let bestille og opdatere mødeforplejning med det brugervenlige interface. Kantinen og servicecenter modtager straks bestillingen og fakturaen sendes automatisk, så snart kantinen har leveret ordren.
Bestiller opretter ordren
Kantinen leverer og bogfører ordren
Faktura sendes automatisk
Let at bestille mødeforplejning med alle detaljer
Med det brugervenlige interface, bliver bestiller guidet til at udfylde alle nødvendige informationer, f.eks. leveringssted, kontonumre og mødedeltagere.
Bestiller kan hurtigt tilføje
Leveringstid og -sted
Kontonumre
Eksterne mødedeltagere
Gentage ordre ved kurser / morgenmøder
Book lokale og mødeforplejning i én arbejdsgang via Outlook
Fra Outlook kan der reserveres lokale og bestilles forplejning. Bestiller opretter en mødeindkaldelse, vælger lokale, varer og konteringsnumre. Opdateres mødet, så opdateres både ressourcer og mødeforplejningsordren automatisk. Læs mere
Ændres aftale i Outlook → opdateres mødeforplejning automatisk
Brugere logges automatisk ind på webportal med ét klik
Se alle dine bestillinger i Outlook
Features for bestiller
Gentag bestilling
Gentag en bestilling til et kursus, morgenmøde eller frugtordning, hvor der skal levers til flere dage. Angiv f.eks. levering “hver mandag kl. 9.00” i en periode.
Tilføj kontonumre
Angiv kontonumre, så bestillingen konteres automatisk og korrekt – f.eks. mødeformål og stednummer. Korrekt kontering giver en stor administrativ besparelse for økonomiafdelingen.
Vælg leveringssted
Vælg leveringssted (f.eks. lokale eller eget kontor) fra en valgboks. Leveringssted udfyldes automatisk, hvis I anvender FacilityNet lokalebooking. Læs mere.
Tilføj mødedeltagere
Tilføj mødedeltagere til eksterne møder, så I har den nødvendige fradragsdokumentation. Deltagere fremgår i ordrebilag og faktura. Anvendes Facilitynet Outlook add-in, påføres deltagere automatisk.
Hurtigt at opdatere og kopiere
Bestillere har en oversigt over alle bestillinger og kan på få sekunder finde en ordre, som skal opdateres, annulleres eller kopieres. Det sparer tid for både bestiller og kantinepersonalet.
Mødepåmindelse og notifikationer
Bestiller modtager automatisk notifikationer via e-mail, SMS eller RSS-feed, hvis en ordre godkendes eller opdateres af kantinepersonalet – Bestiller kender altid ordrens status.
Kantinepersonalet sparer oceaner af tid. FacilityNet klarer det administrative
Mødeforplejningsmodulet har specielle funktioner til at effektivisere kantinens dagligdag. Der er f.eks. indbygget smart deadlinestyring, det er let at printe leveringslister og systemet sender automatisk fakturaer.
Vigtige værktøjer så kantinen sparer tid
Print produktions- og leveringsliste
Opret varesortiment og tilføj billeder
Bogfør og krediter med ét klik – faktura sendes automatisk
Automatisk fakturering
Kantine og bogholder sparer tid og undgår fejl. Kantinekunderne modtager automatisk én-til-én faktura eller samlefaktura med alle ordredetaljer. Læs mere
Kantinen sender faktura med ét klik
FacilityNet sender automatisk én-til-én eller samlefaktura
Integration til kantineforpagters økonomistyringssystem
Features for kantine
Print produktions- og leveringsliste
Kantinepersonalet kan med ét klik printe produktions- og leveringsliste. Leveres til flere lokationer, opdeles leveringslisten, planlægning er let.
Administrer varesortiment
Køkkenpersonalet kan let oprette og opdatere varer. Det er f.eks. muligt at oprette mødepakker, uploade billede og lave en beskrivelse af varen.
Leveringsgebyr
Opret leveringsgebyrer, f.eks. levering, opdækning og afrydning. Leveringsgebyrer kan automatisk påføres, hvis kunden ønsker levering.
Smart deadlinestyring
Deadlinestyring sikrer, at forplejning altid leveres til tiden. Angiv at bestillinger skal foretages dagen før kl. 12.00. Bliver deadline ikke overholdt skal kantinen bekræfte leveringen.
Automatisk fakturering og kreditnota
FacilityNet sender automatisk fakturaer og kreditnotaer – enten en én-til-én eller samlefaktura. Alle mødedetaljer vil fremgå på fakturaen.
Flere prislister
Opret flere prislister, f.eks. en prisliste til interne medarbejdere og én til eksterne. Det er let at angive, hvem der skal have adgang til bestemte prislister.
Print leveringslister ud med ét klik
Servicecenteret kan printe en leveringsliste, så planlægning af leveringer og afrydning er let.
FacilityNet håndterer alt det administrative
Bestillere påfører selv alle de nødvendige informationer (regningsmodtager, formål og kontonumre), så faktura kan konteres automatisk.
Stort
besparelsespotentiale
Flere manuelle arbejdsgange fjernes og herved opnås der et stort besparelsespotentiale for kantineforpagter og for virksomheden.
Kilde: Analyse af KPMG
Bestillinger pr. dag
DKK i besparelse pr. måned
Fakturaer sendes automatisk til kunden
FacilityNet sender automatisk fakturaer til både offentlige og private virksomheder. Fakturaerne sendes i det rigtige format og med alle mødedetaljer. Læs mere
Nemt overblik med købsrapporter
Købsrapporterne er opdelt på kontonumre
Administrer brugere og kontonumre
Administrer regningsmodtagere
Tildel rettigheder til kantiner og kontonumre
Features for bogholder
Konteringsnumre
Opret kontonumre (f.eks. formål, stednumre, projektnumre), som bestillere skal udfylde ved bestilling. De valgte kontonumre vil automatisk fremgå på fakturaen.
Regningsmodtagere
Opret regningsmodtagere hvor til elektroniske fakturaer skal sendes. Bestillere eller eksterne firmaer kan selv oprette regningsmodtagere, så bogholder og kantineforpagter undgår administration.
Rettighedsstyring
Tildel rettigheder til kantiner, prislister, regningsmodtagere og kontonumre som de forskellige bestillere må anvende.
Integration til alle kantineforpagtere
FacilityNet har integration til de fleste økonomistyringssystemer, så en ny kantineforpagter kan være kørende indenfor få minutter. Yderligere tilbydes CSV- eller XML-snitflade og API-adgang.
Modtag fakturaer med alle informationer
FacilityNet sender automatisk fakturaer med alle informationer. Fakturaer kan leveres som én-til-én eller samlefaktura.
De største fordele
- Kan se oversigt over alle bestillinger.
- Kan let gentage møder, f.eks. til kurser, morgenmøder.
- Kan hurtigt opdatere bestillinger.
- Kan udskrive produktions- og leveringslister med ét klik.
- Kan administrere varer.
- Kan bogføre ordrer med ét klik.
- Kan kreditere ordrer.
- Kan angive deadline for bestilling.
- Kan se online salg på forplejning, kantine-terminal og take-away.
- Kan administrere kontonumre, brugere, regningsmodtagere.
- Kan hente rapporter over køb på bestemte kontonumre.
- Kan se statistik på køb.
- Kan se en oversigt over dagens bestillinger.