Hvorfor FacilityNet?

FacilityNet er en digital platform til at effektivisere mødeplanlægning og kantinebestilling.

FacilityNet 4 hovedmoduler er:

• Ressourcebooking
• Mødeforplejning
• Selvbetjent kantine-terminal
• Takeaway

Med FacilityNet opnår virksomheden bedre effektivitet og store tidbesparelser hos medarbejdere, servicecenter / reception, kantinen og bogholderiet i forbindelse med mødeplanlægning, gæstemodtagelse, kantinebestilling og administration.

De vigtigste fordele med FacilityNet

• Medarbejdere Sparer Tid – kan hurtigt og effektivt finde ledige ressourcer og bestille mødeforplejning.
• Receptionen Sparer Tid – har overblik over møder og gæster.
• Kantinen kan Fokusere På Maden – ingen administration med automatisk fakturering.
• Ingen Administration i Bogholderiet – bestiller udfylder alle mødeinformationer / kontering – finanskladder oprettes automatisk.
• Bedre Informationsdeling – mødeinformationer publiceres automatisk på mødeskærme samt til de rette personer.
• Deling af Ressourcer – ressourcer / kantineordning kan kan tilgås på tværs af lokationer og deles af flere virksomheder.
• Ingen Drift og Support For It-afdeling – FacilityNet varetager professionel drift, service og support.

Hvad er besparelsespotentialet?

En virksomhed med 20 mødelokaler der har 40 gæster dagligt vil kunne spare fra 89.000 kr. pr. måned.

På lokalebooking og bestilling af forplejning vil en typisk virksomhed kunne spare på 38.000 kr. pr. måned. Besparelsen opnås ved at FacilityNet gør det hurtigt at finde ledige ressourcer og automatiserer hele ordre- og faktureringsprocessen.

Kantinen og kantineforpagter har ingen administration i forbindelse med ordremodtagelse og fakturering, da alt er automatiseret. FacilityNet sender både én-til-én eller samlefaktura. Kantinen sparer 12.000 kr. på administration.

Med FacilityNets selvbetjente gæsteterminal kan der opnås en besparelse på 14.000 kr. / md, ved at gæster selv kan tjekke sig ind fremfor at bruge receptionistens tid. En SMS-notifikation sendes til værten og gæstekort printes automatisk, hvilket gør check ind processen hurtig og effektiv.

Med FacilityNets selvbetjente kantineterminal kan virksomheden reducere antallet af gratister med 10-20%. For en virksomhed med 200 spisende betyder det en besparelse på mere end 25.000 kr. pr. måned.

Udover ovenstående direkte målbare besparelser, sparer virksomheden meget tid ved at medarbejdere ikke skal lede efter lokaler ved spontane møder, virksomheden undgår dobbelt bookinger, ændringer af mødeforplejnings ordrer opdateres automatisk med FacilityNet, således at misforståelser og fejlleveringer undgås.

Hurtig bestilling gør hverdagen mere effektiv

FacilityNet er brugervenligt og alle medarbejdere kan hurtigt bestille ressourcer og mødeforplejning direkte i Outlook uden at skulle kontakte en sekretær eller kantinen, hvilket tager tid. Medarbejdere oplever en langt hurtigere arbejdsgang og misforståelse og fejlregistreringer elimineres. FacilityNet finder automatisk ledige ressourcer ud fra søgekriterier og mødeforplejning kan bestilles i samme arbejdsgang uden at skulle indtaste mødeinformationer på ny.

Bestillinger kan foretages i Outlook på tværs af lokationer og ressourcer kan deles mellem flere virksomheder. Opdateres mødet i Outlook, så opdateres både ressourcebooking og mødeforplejning automatisk. Smarte features såsom gentagelser sikrer, at systemet er smidigt og hurtigt at anvende til virksomheder med mange møder.

Professionel gæstemodtagelse

Servicecenteret og receptionen har altid et fuldt overblik over møder samt gæster i huset. Dette giver en professionel gæstemodtagelse, hvor gæsterne kan se der er styr på huset interne møder. Indregistrering og gæstekort kan printes med ét klik og samtidigt modtager vært en SMS-notfikation, at gæsten er kommet. Det sikrer, at receptionen ikke skal ringe forgæves efter værten.

Mødevisningsskærme opdateres automatisk i hele bygningen og giver et godt overblik over møderne samt hvor de afholdes.

Book fra lokaleskærm

Digitale lokaleskærme kan placeres ved mødelokalerne og viser lokalet navn samt kommende møder. Det er let for brugerne at booke, forlænge eller afslutte mødet direkte på skærmen, hvilket sikrer optimal udnyttelse af lokalerne.

Kantinen kan fokusere 100% på maden

Med ét klik kan køkkenpersonalet printe en produktionsliste og fakturaer / finanskladder sendes automatisk til kunderne / bogholderiet. Smarte features såsom deadlinestyring, låsning af ordrer sikrer, at kantinen aldrig misser en ordre. Kantinen kan se statistik på varesalget, hvilket giver optimale betingelser for planlægning af indkøb samt løbende regnskab.

Anvendes FacilityNets selvbetjente kantine-terminal kan kantinen undgå kassedame, kontanter og kø. På kantine-terminalen kan medarbejdere betale ved at scanne deres id-kort, nøglechip eller betale med mobilen. Salget vises real-time online på FacilityNet portalen og løsningen sikrer, at antallet af gratister minimeres, da alt køb gemmes digitalt og let kan kontrolleres via den udskrevet kvittering samt smarte kontrol features.

Bogholderiet modtager fakturaer / finanskladder uden tastearbejde

Så snart kantinen har leveret en ordre sender FacilityNet automatisk faktura / finanskladde, som indlæses direkte i kundens økonomisystem. Alle informationer fremgår på fakturaen / finanskladden, herunder mødeinformationer, kontering, varelinjer, mødedeltagere. FacilityNet har integration til de fleste økonomisystemer på det danske marked.

Der er mulighed for fleksibel formularopsætning og rettighedsstyring hvilket sikrer, at der ikke kan indtastes forkerte informationer under bestillingsprocessen. Bogholderiet kan hente detaljerede rapporter over køb af mødeforplejning, f.eks. køb opdelt på afdelinger og kontonumre i en given periode.

IT-afdelingen har intet arbejde – men fuldt overblik og kontrol

FacilityNet sørger for drift, service og support, hvilket betyder, at it-afdelingen får frigivet mange ressourcer i forbindelse med at holde bookingsystemet “up-to-date”. IT-afdelingen har fuld kontrol over alle data, herunder brugere, ressourcer, rettighedsstyring og kan til en hver tid logge ind i administrator dash boardet, hvor it-afdelingen har fuld kontrol og overblik over alle data.

It-afdelingen har mulighed for at oprette ressourcer uafhængigt af Exchange, således at disse ressourcer f.eks. kan deles med eksterne virksomheder.

FacilityNet fungerer med Outlook Add-In til alle kalender platforme, f.eks. Office 365, Outlook 2010+ og Gmail.

FacilityNet har integrationer til en lang række systemer som er optimalt til virksomheder der ønsker et fuldautomatiseret flow, f.eks. kan nævnes Active Directory (LDAP), Single Sign-On (ADSF), Exchange Web Services, ERP-systemer. Læs mere om integrationer.

Hvorfor anvende FacilityNet i stedet for Outlook?

FacilityNet kan enten anvendes sammen med Outlook eller systemet kan tilgås online via FacilityNet webportal.

FacilityNet tilbyder en lang række features, som Outlook ikke kan håndtere og som gør det lettere og hurtigere at bestille samt minimerer det administrative arbejde.

De vigtigste fordele ved FacilityNet fremfor Outlook:

• Hurtigere at finde de rigtige og ledige ressourcer.
• Ingen misforståelse og fejlindtastninger.
• Detaljeret beskrivelse af lokaler og andre ressourcer.
• Del ressourcer med andre virksomheder.
• Bestil mødeforplejning i samme arbejdsgang som ved lokalebooking.
• Automatisk fakturering af mødeforplejning.
• Avanceret rettighedsstyring til ressourcer, kantiner, kontonumre m.m.
• Hent rapporter på ressourceforbrug og kantinekøb til optimering af virksomhedens drift.
• Automatisk visning af møder på møde- og lokaleskærme.
• Mulighed for at booke på tværs af lokationer, med mange kantiner og kantineforpagtere.
• Ingen dobbelt bookinger.